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Comunicación eficiente, la mejor práctica para lograrlo

Los seres humanos vivimos y trabajamos en una red de conversaciones con otras personas y con nosotros mismos, las cuales impactan nuestra percepción, prioridades, acciones y resultados. Sin embargo, la mayoría de las personas no están pendientes del efecto conversacional que tienen, es decir, no creen que sus palabras tengan un gran impacto. De hecho, tenemos algunos dichos que ejemplifican la falta de importancia que le damos a las palabras, tales como: “las palabras se las lleva el viento” o “vale más un hecho que mil palabras”.

Quizá la razón por la que le damos tan poco valor a nuestras palabras tiene que ver con el hecho de que los seres humanos aprendemos a hablar a los pocos meses de haber nacido. Así, pensamos que porque tenemos casi toda una vida hablando, somos muy buenos haciéndolo; ¡nada podría estar más alejado de la verdad!

La comunicación deficiente en las empresas tiene graves consecuencias. Algunos estudios han demostrado que es una de las principales causas de un mal clima laboral; conflictos interpersonales, interdepartamentales, con clientes y proveedores; inefectividad; estrés profesional; ausentismo; y rotación de personal.

Algunos de los errores más comunes incluyen:

  • No cumplir tu palabra (no hacer lo que dijiste que ibas a hacer cuando dijiste que lo ibas a hacer).
  • No escuchar clara y proactivamente al otro.
  • Participar en conversaciones recurrentes con otros o contigo mismo, acerca de lo que está mal.
  • Retener tu comunicación (no decir lo que uno tiene que decir) o ser irresponsable con ésta (decir todo lo que uno piensa y siente sin mayor consideración).
  • Generar y/o tolerar un entorno de trabajo donde abunda el chisme y/o las faltas de respeto.
  • Realizar y aceptar solicitudes y promesas imprecisas (sin fecha exacta, persona responsable y entregable esperado).

¿Cómo podemos mejorar nuestra comunicación a nivel empresarial, manejar el ambiente conversacional y obtener los resultados que deseamos?

A continuación te sugiero cuatro prácticas que te ayudarán a lograrlo:

  1. Honra tu palabra. Esto quiere decir que cumples tus promesas y acuerdos, avisas inmediatamente cuando no puedes hacerlo y reparas cualquier daño causado. Implica no permitir conversaciones recurrentes acerca de lo que está mal, ya que esto desmoraliza y causa un entorno enfocado en el problema y no en la solución; en lugar de esto, pregunta qué falta.
  2. Escucha a otros proactivamente. En lugar de permitir un escuchar defectuoso que no está atento al otro o un escuchar automático que hace al otro equivocado o busca el error, un escuchar proactivo busca encontrar valor en la comunicación de la otra persona.
  3. Comunica directa y responsablemente. Ser directo y responsable significa que hablas con quien tienes que hablar, sin rodeos, pero responsablemente (con respeto y consciente de tu responsabilidad en el asunto y del impacto que tu comunicación tiene). También significa que no participas ni toleras el chisme, ya que este destruye.
  4. Haz solicitudes y promesas precisas. Frases como te lo doy después, en cuanto pueda o en la semana, son deficientes y tienen un impacto negativo en cuestiones de productividad, eficiencia y efectividad. Hacer solicitudes y promesas precisas implica dar una fecha exacta, una persona responsable y un entregable específico.

Uno de nuestros clientes en Mesa Consultores, Juan Sergio Loredo Foyo, director general de Tecnocen, nos comenta:

“Antes de contratar la consultoría de Mesa, éramos una empresa con problemas de organización, cumplimiento de objetivos, comunicación defectuosa con los clientes y una falta de aprecio por los puntos de vista de todos los integrantes de la empresa. Actualmente somos una empresa que cuenta con una comunicación efectiva, la cual nos da organización interna y externa, manifestación de cumplimiento con clientes, mayor responsabilidad en todo nivel de la organización y un ambiente laboral agradable.

Los beneficios que obtuvimos incluyen:

  • Nuestra comunicación mejorada contribuye ahora a cumplir con el objetivo de ventas, ya que la operación se compromete a los cierres de proyecto.
  • Nuestra productividad aumentó en 30% gracias a evitar malos entendidos.
  • Nuestros horarios se regularizaron.
  • Tenemos una mejor relación entre nosotros y con los clientes.

Si estás interesado en manejar el ambiente conversacional en tu organización y obtener mejores resultados a través de una comunicación efectiva, sigue estas cuatro prácticas, las cuales son simples pero no fáciles.

*Consulta esta nota aquí: http://elempresario.mx/opinion/maneja-exito-ambiente-conversacional-tu-empresa

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